Output Management blir dessverre ofte nedprioritert i et ERP-prosjekt, og er som regel langt mer omfattende enn de fleste forventer. Tabellae har samlet de viktigste og mest smertefulle erfaringer fra en lang rekke nordiske virksomheter. Det fulle resultat vil bli utgitt som whitepaper våren 2018.
I perioden 2012-2018 har Tabellae deltatt i hundrevis Output management prosjekter, og studert hvordan våre kunder utvikler og utnytter deres forretningsdokumenter for å bli bedre, optimalisere og skaffe seg konkurransefortrinn, f.eks. fakturaer, tilbud, ordrer, ordrebekreftelse, følgeseddel, tolldeklarasjon, etiketter, osv.
Dokumenter = Høy risiko
Dokumenter og utskrifter får ofte status som HØY RISIKO i en prosjektrapport etter at dokumentbeskrivelsene foreligger og utviklingen har startet. Dette skyldes bl.a. mange ukjente og skjulte kostnader som er være vanskelige å se, og ta høyde for i starten av et ERP-prosjekt.
3 risiko som får økonomien til å løpe løpsk
1. For mange tilpasninger
90% av virksomheter gjør spesialtilpasninger i standardløsningen. Utfordringene er at kundens ønsker blir mer avansert i takt med prosjektets fremdrift og flere muligheter synliggjøres. MEN uten å ville endre seg eller egne prosesser, blir nå ny teknologi brukt på den gamle måten i form av en tilpasning.
En annen stor utfordring er at når en har mange tilpasninger blir system-oppgraderingene, som blir anbefalt med jevne mellomrom, ofte hoppet over -> nettopp pga høye kostnad med å løfte tilpasningene. Noe som resulterer i kortere levetid på systemet.
#2. ERP-prosjekter er ikke kun IT-prosjekter
Hos 90% av virksomhetene omfatter implementeringen flere avdelinger og innebærer endringer av roller, oppgaver, prosesser, strukturer og organisasjon.
ERP-systemer er komplekse; man forsøker å integrere et helt selskaps avdelinger og funksjoner i et enkelt IT-system, som skal kunne tjene alle avdelingers individuelle behov. Det krever både tverrfunksjonell koordinering og sterkt organisatorisk lederskap å drive en «Change management» prosess.
#3. Uklare avtaler og bristene forutsetninger
“Vi trodde prisen var fast”
Hva skal leveres?
I hvilken kvalitet?
Hvem skal gjøre hva?
«Dere kan selv gjøre mye»
Konvertere data
Bygge integrasjoner
Utvikle rapporter
Tilpasse dokumenter
Oppsett av parametere
Utdannelse av deres brukere
Punktene over er noen av årsaken til at opp mot 90% av ERP-prosjekter blir forsinket, og kun 24% gjennomføres på tid og budsjett. Det er mange årsaker til forsinkelser og budsjettoverskridelser, men jo flere ukjente faktorer som kan elimineres fra start, jo større sannsynlighet er det at estimatene stemmer overens med faktiske resultater når prosjektet er avsluttet.Jo flere ukjente faktorer som kan elimineres fra start, jo større sannsynlighet er det at estimatene stemmer, og at ERP-prosjektet dermed leverer på tid og budsjett.
Reduser det ukjente
Tabellae hjelper med dokumentdelen og bidrar til å redusere det ukjente i ERP-prosjektet. Bl.a. hurtigere og rimeligere utvikling av dokumenter første gang, samt løpende endringer og eventuelle oppgraderinger i forhold til å kode dokumenter selv i SSRS.
Eksempel på punkter hentet fra prosjektrapporten:
Endring i 8-12 standardrapporter i ERP-systemet: Redusert fra 300 timer til 50 timer.
Endring i design på faktura (ulike førsteside): Redusert fra 20 timer til 1 time.
Korrigeringer etter gjennomført test: Redusert fra 200 timer til 10 timer.
Endringer utført etter at systemet er i drift (over 3 år): Redusert fra 150 timer til 50 timer
Fordi utvikling og løpende endringer kun tar en brøkdel av tiden jft med å kode selv, blir tilpasninger i dokumenter ikke lengre vurdert som høy risiko. I prosjektet blir det planlagt trinnvis utvikling og planlagt et opplæringsløp på tvers av selskapet. I mange prosjekter blir det også planlagt at kunden selv tar over ansvaret for dokumentene når prosjektet nærmer seg slutten.
